Verantwoordingsverklaring

Het bestuur van de Natuur en Milieufederatie Groningen onderschrijft de volgende principes:

1.      Binnen de Stichting  Natuur en Milieufederatie Groningen wordt de functie ‘toezicht houden’ (vaststellen of goedkeuren van plannen, en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het ‘besturen’ en van de dagelijkse leiding over de organisatie.

2.      De Natuur en Milieufederatie Groningen dient continu te werken aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling.

3.      De Natuur en Milieufederatie Groningen streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten.

In deze verantwoordingsverklaring wordt beschreven op welke manier de Milieufederatie invulling geeft aan deze principes.

Ad 1 Functiescheiding tussen toezicht en uitvoering

Bij de Natuur en Milieufederatie Groningen is de vaststelling en uitvoering van het beleid gescheiden van het toezicht op de organisatie en haar resultaten. Deze scheiding is geregeld in de statuten van 12 april 2005 waarin is vastgelegd dat de Milieufederatie naast een Bestuur (uitvoering) een Raad van Toezicht en Advies (RTA) (toezichthouder) heeft. Deze wijziging van de statuten betrof geen beleidswijziging van de Milieufederatie, maar een aanpassing in verband met de CBF-vereisten. Vóór 12 april 2005 werkte de Milieufederatie met een Dagelijks Bestuur (dat na 12 april 2005 Bestuur ging heten) en een Algemeen Bestuur (dat na 12 april 2005 RTA ging heten).

Het bestuur heeft voor de uitvoering van het beleid en de dagelijkse leiding mandaat verleend aan de directeur, wiens taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het directiestatuut van 29 april 2004.

Over de onderlinge taakverdeling binnen het Bestuur zijn afspraken vastgelegd in de verslagen  van de bestuursvergaderingen d.d. 13-07-1999 en 24-08-1999. Bij latere wijzigingen van de bestuurssamenstelling zijn bestuursleden aangezocht op basis van specifieke deskundigheden van de afzonderlijke bestuursleden. Bestuursleden zijn in beginsel niet verbonden met één van de aangesloten organisaties. Het bestuur van de Natuur en Milieufederatie Groningen is beleidsbepalend. Daar wordt op hoofdlijnen invulling aan gegeven door vaststelling van een strategisch beleidsplan dat vier jaar beloopt en het vaststellen van een jaarlijks werkplan. Feitelijk worden beleidskeuzes buiten dat kader echter ook aan het bestuur voorgelegd en ontvangt het bestuur tevens uitgebreide informatie waarmee het in staat is te beoordelen of de beleidsuitvoering en dagelijkse leiding binnen het gestelde mandaat plaatsvindt.

De RTA is toezichthouder en adviesorgaan van het bestuur. De RTA bestaat hoofdzakelijk uit vertegenwoordigers van aangesloten organisaties en daarnaast uit individuen die door invulling van zetels van de Natuur en Milieufederatie Groningen in commissies en besturen aan de organisatie gebonden zijn. De samenstelling van de RTA als vertegenwoordiging van aangesloten organisaties en overige achterban verdient dringend aandacht. In 2009 zal worden getracht de vertegenwoordiging meer inhoud te geven en te bestendigen.

De RTA komt minimaal tweemaal per jaar bijeen: in mei voor de jaarvergadering waar onder andere het inhoudelijk jaarverslag, het evaluatieve jaarverslag en het financieel jaarverslag met bijbehorende accountantsverklaring moeten worden vastgesteld; en in september wanneer onder andere het werkplan en begroting worden vastgesteld. Met beide vergaderingen is de RTA adequaat in staat haar toezichthoudende functie te vervullen. De adviserende rol van de RTA komt tot uitdrukking in de mogelijkheid gevraagd of ongevraagd het bestuur te adviseren op belangrijke beleidsuitgangspunten. In 2008 is de RTA meerder malen om advies gevraagd op beleidskeuzes, zodat adequaat invulling gegeven kan worden aan haar adviserende rol.

Ad 2 Optimale besteding van de financiële middelen

De stichting Natuur en Milieufederatie Groningen heeft tot doel het bevorderen, het behoud, het herstel en het optimaal beheer van natuur, milieu en landschap, met name in de provincie Groningen.

De Natuur en Milieufederatie Groningen heeft in de afgelopen jaren voortdurend gewerkt aan verbetering van de projectmatige aanpak van haar werkzaamheden, zodat de doelmatigheid en de resultaten goed meetbaar en goed te verantwoorden zijn. Inmiddels is de Milieufederatie in staat om vooraf aan te geven met welke inzet van mensen en middelen welk resultaat kan worden bereikt en om daarover na uitvoering van activiteiten gestructureerd verantwoording af te leggen. Alle beleidsmatige en projectmatige activiteiten zijn gericht op het realiseren van de doelstelling van de Natuur en Milieufederatie Groningen.

Optimalisering van de effectiviteit van de organisatie vindt op de volgende manieren plaats:

·         De directie stelt jaarlijks een werkplan met begroting op, waarin onder meer de gewenste resultaten, begrote kosten en beoogde financiering per project zijn vastgelegd. Het bestuur toetst dit werkplan met begroting en stelt het vast.

·         De financieel medewerker voorziet de directeur en het bestuur van financiële kwartaalrapportages, waarin de gerealiseerde cijfers t.o.v. de begroting zichtbaar worden gemaakt.

·         De directie informeert het bestuur over mogelijke overschrijdingen van de begroting of verschuivingen van meer dan 10 procent binnen de hoofdposten op de begroting.

·         Over de voortgang van het werkplan en de afzonderlijke projecten wordt conform de daarover gemaakte afspraken aan de partners en subsidieverstrekkers gerapporteerd.

·         De financieel medewerker stelt een jaarrekening op conform de Richtlijn 650 Fondswervende instellingen. De accountant controleert deze en voorziet de jaarrekening van een goedkeurende accountants­verklaring. De accountant rapporteert rechtstreeks aan de directeur en het bestuur over de jaarlijkse accountants­controle. Het bestuur toetst de jaarrekening en stelt deze vast.

·         De directie stelt jaarlijks een evaluatief jaarverslag inclusief urenrealisatie op die overeenstemt met de jaarrekening. In het evaluatief jaarverslag wordt  per project en per beleidsterrein het volgende vastgelegd: de behaalde resultaten, de gerealiseerde producten, de gerealiseerde uren en de daaraan verbonden kosten. Het evaluatief jaarverslag bevat ook per project informatie over gerealiseerde financiering; d.w.z. subsidies en overige bijdragen. De inhoudelijke verslaglegging in het evaluatief jaarverslag wordt samengevat in het externe jaarverslag, dat door geïnteresseerden kan worden opgevraagd.

Bij het opstellen van het evaluatief jaarverslag wordt de werkwijze van de organisatie geëvalueerd en worden afspraken gemaakt over mogelijke verbeteringen van de aanpak in de toekomst.

Het bestuur presenteert het evaluatief jaarverslag aan de RTA die deze vervolgens vaststelt.

·         De interne projectadministratie krijgt gestalte via projectmappen waarin alle relevante praktische informatie van afzonderlijke projecten vastligt. Daaronder moet onder andere worden verstaan projectplannen, subsidietoekenningen, samenwerkingsovereenkomsten, urenoverzichten, verantwoordingen, evaluaties, betalingsbewijzen, accountantsverklaringen en dergelijke. Deze informatie wordt vijf jaar lang bewaard. Verdere administratie vindt plaats door middel van een tijdschrijfbestand van gerealiseerde uren per medewerker, werkplantabellen waarin activiteiten en gewenste en gerealiseerde resultaten per project en beleidsterrein zijn omschreven. Financiële administratie wordt dagelijks verwerkt via een boekhoudprogramma. De gecomprimeerde informatie daaruit dient om tweemaandelijks een exploitatieoverzicht te verstrekken aan het bestuur.

·         De taken, bevoegdheden en procedures rond de besteding van de financiële middelen zijn vastgelegd in het door het bestuur vastgestelde hoofdstuk ‘3. Financiën’ van personeelshandboek dat verder nog in ontwikkeling is.

·         De organisatie streeft naar een verantwoorde verhouding tussen productiviteit en overhead. Als referentiepunten hanteren we daarbij overheadgemiddelden van vergelijkbare goede doelenorganisaties. Voor de komende jaren richt ons beleid zich op handhaving van de beheer en administratiekosten op gelijk niveau terwijl we de organisatie in omvang en productie licht willen laten groeien. Het aandeel overhead (en de daarmee samenhangende kosten voor beheer en administratie) zal daardoor licht afnemen.

·         Daarnaast werkt de Natuur en Milieufederatie Groningen aan optimalisering van haar effectiviteit door:

-          Structurele samenwerking met plaatselijke groepen, de provinciale milieufederaties, terreinbeheerders en overige partners

-          Het bevorderen van een organisatiecultuur waarin zuinigheid, soberheid, vlijt en duurzaamheid leidende principes zijn naast ambitie en gedrevenheid.

-          Een terughoudend beloningsbeleid zoals mag blijken uit het feit dat de directeur in schaal 12 van de provinciale schalensystematiek valt (maximaal brutomaandsalaris: €4.771,-)

-          Bestuurders en toezichthouders niet te bezoldigen.

Ad 3. Streven naar optimale relaties met belanghebbenden

De Natuur en Milieufederaties Groningen ondersteunt mensen en organisaties, die zich actief inzetten voor hun eigen leefomgeving. Zij vervult de functie van vraagbaak, aanspreekpunt en coördinator van lokale activiteiten in de provincie Groningen. Zij beschikt daarvoor over een breed netwerk aan contacten, die bij deze ondersteuning van dienst kunnen zijn.

In de bestuursvergadering van 6 juni 2006 heeft het Bestuur van de Milieufederatie een communicatieplan vastgesteld. Daarin heeft zij verwoord dat zij haar doelstellingen niet alleen kan bereiken. De aangesloten organisaties en andere partijen zullen hier hun steentje aan bij moeten dragen. Relatiebeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van het werk van de . Een gedoseerde en regelmatige aanlevering van informatie over de verschillende activiteiten van de Milieufederatie is een belangrijke voorwaarde bij de communicatie naar de diverse doelgroepen.

Primaire doelgroepen waar de zich op richt zijn in willekeurige volgorde: burgers, achterban, gemeenten, provincie, waterschappen, bedrijven en agrariërs. Bij gemeenten en provincie gaat het zowel om bestuurders (Raadsleden en Statenleden) als om ambtenaren. 

Naast deze primaire doelgroepen zijn er in willekeurige volgorde nog secundaire doelgroepen, namelijk: media, landelijk netwerk van Natuur en Milieuorganisaties (incl. andere milieufederaties), adviesbureau’s voor overheid en bedrijfsleven, potentiële subsidiegevers, samenwerkingspartners, andere belangenorganisaties.

De informatievoorziening is erop gericht om de effectiviteit van de activiteiten van de milieufederatie te vergroten.

Concrete voorbeelden van de uitvoering van de communicatiestrategie zijn:

·         de vernieuwde website van de Natuur en Milieufederatie Groningen, waarmee op een heldere manier inzicht wordt gegeven in de visie, taken en rollen van de Milieufederatie, in haar activiteiten en die van haar collega-organisaties

·         de digitale nieuwsbrief Licht op Groen, waarmee geïnteresseerden actief worden geïnformeerd over actuele ontwikkelingen en activiteiten.

Het jaarverslag en de jaarrekening van de Milieufederatie zijn bij de organisatie op te vragen of via de website www.nmfgroningen.nl te downloaden.

Middels het project De Groene Peiler streeft de Milieufederatie er sinds 2007 naar om via regelmatige peilingen de mening te achterhalen van een burgerpanel over diverse onderwerpen betreffende natuur, milieu en landschap.

Tot slot bestaat er voor belanghebbenden de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de milieufederatie, als zij het bijvoorbeeld niet eens zijn met de uitvoering van activiteiten of constateren dat er sprake is van inconsistentie van beleid. Voor een correcte verwerking van de klachten is door het Dagelijks bestuur op 6 juli 2004 de Klachtenprocedure Stichting  Natuur en Milieufederatie Groningen vastgesteld.

Doelstellingen van deze procedure zijn:

1.      Klachten afhandelen op een vooraf vastgestelde eenduidige wijze, om de servicegraad naar de aangesloten organisaties, relaties, partners en geïnteresseerden te bewaken.

2.      Ten behoeve van bestuur en/of management inzicht verschaffen in het totale aantal, de soort en de ernst van klachten om zo, waar nodig en mogelijk, te komen tot aanbevelingen om werkprocessen of de inhoudelijke koers aan te passen of te wijzigen.

De volledige tekst van de klachtenprocedure is bij de Natuur en Milieufederatie Groningen op te vragen.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 12 mei 2009